Mikä on EDI? Osa 1.

Yleisimmät kaupan alan EDI-sanomat

Sanomarajapintojen avulla eri järjestelmät ja sovellukset kommunikoivat keskenään ja vaihtavat liiketoimintatietoa. Sanomarajapintoja on monenlaisia, ja niitä voidaan luokitella eri tavoin niiden toiminnallisuuden, käyttötarkoituksen ja sanomaformaatin perusteella. Tässä blogitekstissä keskitytään EDI-sanomiin.

EDI-sanomat

EDI eli sähköinen tiedonsiirto (Electric Data Interchange) on standardoitu tapa vaihtaa sähköisessä muodossa liiketoimintatietoa organisaatioiden välillä. Tässä prosessissa yritykset lähettävät ja vastaanottavat erilaista tietoa, kuten tilauksia, laskuja, varastotietoja, lähetesanomia ja muita liiketoimintaan liittyviä dokumentteja, ilman manuaalista syöttöä tai paperiasiakirjoja. EDI-sanomat noudattavat EDI-Standardin tiukkoja formaatteja ja protokollia, joka helpottaa tietojen automaattista käsittelyä sekä integrointia liiketoimintajärjestelmiin. Tämä vähentää virheitä, säästää aikaa ja parantaa liiketoiminnan tehokkuutta.

EDI-Standardi

EDI-Standard (Electronic Data Interchange Standard) on määrittely, joka asettaa tietynmuotoisia ja rakenteisia sääntöjä ja ohjeita elektroniselle tiedonsiirrolle organisaatioiden välillä. Standardi varmistaa, että liiketoimintatiedot vaihdetaan yhdenmukaisella tavalla, mikä helpottaa tietojen oikeellisuutta, ymmärrettävyyttä ja automaattista käsittelyä. Yleisiä EDI-standardeja ovat esimerkiksi EDIFACT, ANSI X12, XML ja UN/CEFACT, jotka ovat YK:n Euroopan talouskomission alaisen UN/CEFACT:in kehittämiä rakenteisia tiedon esitystapoja. EDIFACT-kielioppi koostuu sanomakuvauksista eli sanomista, jotka sisältävät ohjeet siitä, kuinka tietyn kauppatapahtuman asiakirjan tiedot tulee esittää niitä elektronisesti siirrettäessä. Jokainen standardi määrittelee tiettyjä sanomatyyppejä, niiden rakenteita ja käytettyjä viestinvälitysprotokollia, jotta eri organisaatiot voivat vaihtaa tietoa tehokkaasti ja luotettavasti.

Keskeiset EDI-sanomat tilaus-toimitusprosessissa

EDI-sanomia käytetään laajasti tilaus-toimitusprosessissa tehostamaan ja automatisoimaan tiedonsiirtoa yritysten välillä. Alla on lyhyt kuvaus EDI-sanomien käytöstä tässä prosessissa:

Tilauksen lähettäminen: Asiakas lähettää tilauksen toimittajalleen EDI Order -sanomalla (ORDERS). Tämä sanoma sisältää tiedot tilatuista tuotteista, määrät, hinnat sekä toimitusohjeet.

Tilausvahvistus: Toimittaja vastaa tilaukseen EDI Order Response -sanomalla (ORDRSP), joka kertoo, onko tilaus hyväksytty, hylätty tai vaatii muutoksia. Tämä vahvistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät tilauksen ehdot.

Lähetesanoma: Toimittaja valmistelee tilauksen ja ilmoittaa toimituksen lähtemisestä EDI Dispatch Advice -sanomalla (DESADV / PRIDES). Tämä sisältää toimitustiedot, kuten lähetyspäivämäärän, seurantanumeron, toimitettujen tuotteiden tiedot, kappalemäärät ja ostohinnat.

Laskutus: Toimittaja lähettää laskun EDI Invoices -sanomalla (INVOIC), joka sisältää yksityiskohdat laskutettavista eristä ja maksutiedot.

Tämä EDI-sanomien käyttöprosessi auttaa vähentämään manuaalista työtä, inhimillisiä virheitä ja viiveitä tilaus-toimitusketjussa. Se parantaa tiedon tarkkuutta ja reagointinopeutta, mikä puolestaan tehostaa liiketoimintaprosesseja sekä parantaa tietojen käsittelyn luotettavuutta.

Lue myös Mikä on EDI? Osa 2. ja Mikä on EDI? Osa 3. -blogitekstit