Mikä on EDI? Osa 2.

Yleisimmät kaupan alan EDI-sanomat

Kaupan alan tärkeimpiin EDI-sanomiin kuuluvat tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvät sanomat. Tässä blogitekstissä käydään läpi tilaus-, tilausvahvistus- ja lähetesanomat. Nämä sanomat mahdollistavat koko tilaus-toimitusprosessin automatisoinnin toimitus- ja myymäläjärjestelmän välillä.

Toimitusketjuun liittyvät EDI-sanomat

EDI-sanomia käytetään erityisesti tilaus-toimitusprosessissa tehostamaan ja automatisoimaan tiedonsiirtoa toimittajan ja tilaajan välillä.  Toimitusketjun kannalta oleellisimmat sanomat ovat:

• Tilaussanoma ORDERS
• Tilausvahvistussanoma ORDRSP
• Lähetesanoma DESADV / PRIDES

Näiden sanomastandardien noudattaminen vähentää inhimillisiä virheitä ja nopeuttaa toimitusketjun toimintoja. EDI-sanomat voivat noudattaa erilaisia EDI-standardeja, kuten EDIFACT, ANSI X12 tai muita, riippuen organisaatioiden vaatimuksista ja toimialasta.

Tilaussanoma ORDERS

EDI Order -sanomalla (Electronic Data Interchange Order) tilaajien tekemät tilaukset lähetetään toimittajille. Sanoma sisältää yksityiskohtaiset tiedot tilauksesta ja tilatuista tuotteista tai palveluista.

Tärkeimmät tiedot, joita EDI Order -sanoma voi pitää sisällään:

1. Tilaajan tiedot: Tilaavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
2. Toimittajan tiedot: Toimittavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
3. Tilauspäivämäärä: Milloin tilaus on tehty.
4. Tilausnumero: Uniikki numero, joka tunnistaa tilauksen.
5. Tuotetiedot: Tuotteiden yksilölliset tunnisteet (kuten tuotenumero), määrät, hinnat ja kuvaus.
 6. Toimitusehdot: Tiedot toimitusosoitteesta ja toimituspäivämäärästä.
7. Maksuehdot: Tietoja maksuehdoista ja laskutusmenetelmästä.
8. Erityisvaatimukset: Mahdolliset erityiset ohjeet tai toiveet tilauksen suhteen.

EDI Order -sanomia käytetään automatisoimaan tilausprosessi ja helpottamaan tehokasta ja tarkkaa tietojen vaihtoa tilaajan sekä toimittajan välillä.

Tilausvahvistussanoma ORDRSP

EDI Order Response -sanomalla (Electronic Data Interchange Order Response) toimittaja vastaa tilaajilta saapuviin tilauspyyntöihin. Sanoma sisältää tiedot siitä, hyväksytäänkö tai hylätäänkö saapunut tilauspyyntö ja millä ehdoilla.

EDI Order Response -sanoma sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

1. Tilausvastauksen tila:  Tämä osoittaa, onko tilaus hyväksytty, hylätty tai vaatiiko se ehkä muutoksia.
2. Hyväksyttyjen tuotteiden tiedot: Jos tilaus hyväksytään, tässä kerrotaan, mitkä tuotteet hyväksytään, niiden määrät, hinnat ja toimituspäivämäärät.
3. Hylätyt tuotteet: Jos osa tilauksesta hylätään, tässä ilmoitetaan syyt hylkäämiseen ja mahdolliset vaihtoehdot.
4. Toimitus-ja maksuehdot: Vastaukseen voi sisältyä tietoja toimitusajoista, maksuehdoista ja mahdollisista lisävaatimuksista.
5. Viitenumero: Uniikki numero, joka yhdistää vastauksen alkuperäiseen tilauspyyntöön.

EDI Order Response -sanomat ovat tärkeitä liiketoiminnassa, koska ne varmistavat, että tilaaja ja toimittaja ymmärtävät tilauksen tilan sekä siihen liittyvät yksityiskohdat. Tämä vähentää epäselvyyksiä, parantaa tehokkuutta ja auttaa ylläpitämään sujuvaa toimitusketjua.

Lähetesanomat DESADV/PRIDES

EDI-lähetesanomalla (Electronic Data Interchange Dispatch Advice) toimittaja ilmoittaa toimituksen yksityiskohdat tilaajalle. Tämä viesti sisältää olennaiset tiedot toimitettavista tuotteista tai palveluista.

EDI-lähetesanoma sisältää seuraavat tiedot toimituksesta:

1. Toimittajan tiedot: Toimittavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
2. Toimitusvahvistus: Tiedot siitä, että tilattu tuote tai palvelu on lähetetty, mukaan lukien lähetyspäivämäärä ja -aika.
3. Lähetysnumerot: Ainutlaatuiset numerot tai tunnisteet, jotka auttavat tunnistamaan tietyn lähetyksen.
4. Tuotetiedot: Tuotteiden yksityiskohdat, mukaan lukien tuotenumerot, määrät, ostohinta, kuvaus ja mahdolliset erityisvaatimukset.
5. Toimitusosoite: Osoite, johon tilattu tuote tai palvelu on lähetetty.
 6. Pakkaustiedot: Tiedot  siitä, miten tuotteet on pakattu tai mitä kuljetusvälineitä on käytetty.
7. Seurantatiedot: Mahdolliset seurantanumerot ja tiedot, jotka auttavat tilaajaa seuraamaan toimituksen etenemistä.

Suomessa on käytössä kahdenlaista EDI-lähetesanomaa. EDI DESADV ja EDI PRIDES. EDI PRIDES on suomalainen, laajennettu versio EDI DESADV-lähetesanomasta. EDI PRIDES-sanomaan on lisätty toimitetun tuotteen ostohintatieto, jota EDI DESADV lähetesanomassa ei normaalisti ole. EDI PRIDES-lähetesanomaa ei yleensä ole käytössä muualla kuin Suomessa.

Lue myös Mikä on EDI? Osa 1. ja Mikä on EDI? Osa 3. -blogitekstit