Sähköinen toimittajaliittymä yhdistää verkkokaupan ja sen toimittajien järjestelmät siten, että tuotetiedot, varastosaldot, tilaukset, toimitukset ja laskut siirtyvät automaattisesti. Verkkokaupan henkilöstö ei syötä tilauksia käsin toimittajalle, eikä päivitä tuotetietoja manuaalisesti – järjestelmät hoitavat tiedonsiirron. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun asiakas ostaa tuotteen, tilaus välittyy toimittajalle automaattisesti, toimittaja lähettää toimitusennakkosanoman ja lasku kohdentuu oikeaan tilaukseen ilman manuaalista käsittelyä.

Sähköiset toimittajaliittymät sopivat erityisesti verkkokaupoille, jotka hallitsevat useita toimittajia tai suuria tuotemääriä. Mitä enemmän tilauksia, toimittajia ja tuotteita, sitä enemmän manuaalinen käsittely maksaa aikaa ja rahaa.

Mitä sähköinen toimittajaliittymä tarkoittaa?

Sähköinen toimittajaliittymä on integraatio verkkokaupan ja toimittajan järjestelmien välillä. Se automatisoi kaiken tiedon, joka normaalisti kulkee sähköpostilla, Excel-tiedostoilla tai puhelimella: tuotetiedot, hinnat, varastosaldot, tilaukset, toimitustiedot ja laskut.

Toimittajaliittymä ei ole yksittäinen työkalu, vaan kokonaisuus eri sanomia, jotka kattavat koko tilaus-toimitusketjun. Jokainen sanoma vastaa yhteen prosessivaiheeseen: tuote- ja saatavuustieto välittyy jatkuvasti, tilaus lähtee, kun asiakas ostaa, toimitusennakko saapuu, kun toimittaja lähettää, lasku tulee perässä.

Miten sähköinen toimittajaliittymä toimii käytännössä?

Tiedonsiirto verkkokaupan ja toimittajan välillä tapahtuu rakenteisina sanomina. Käytetyin standardi on EDI (Electronic Data Interchange). Käytössä on myös paljon muita sanomaformaatteja ja -rajapintaratkaisuja. Käytetty sanomarajapinta määrittelee sanomien muodon ja sisällön siten, että eri järjestelmät ymmärtävät toisiaan. Käytännön prosessi etenee näin:

1. Toimittaja lähettää tuotetiedot ja hinnat verkkokauppaan
2. Toimittaja päivittää varastosaldot reaaliajassa
3. Asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa
4. Verkkokauppa välittää tilauksen automaattisesti toimittajalle
5. Toimittaja vahvistaa tilauksen
6. Toimittaja lähettää toimitusennakkosanoman ennen toimitusta
7. Lasku siirtyy automaattisesti reskontrajärjestelmiin

Jokainen vaihe tapahtuu järjestelmien välillä ilman manuaalista välivaihetta. Jos yksi sanoma puuttuu, koko ketju katkeaa – siksi toimittajaliittymä vaatii kaikkien sanomien automatisoinnin, ei vain yhden.

Tuotetietojen ja saatavuuden automatisointi

Tuotesanoma

Tuotesanoma tuo verkkokauppaan toimittajan tuotetiedot automaattisesti. Perusversio sisältää tuotteen nimen, EAN-koodin, toimittajan tuotekoodin ja ostohinnan. Rikastettu tuotetieto menee pidemmälle: tuotekuvat, tuotekuvaukset, ominaisuusluettelot, markkinointitekstit ja tuotedokumentit.

Rikastettu tuotetieto nopeuttaa uusien tuotteiden perustamista verkkokauppaan. Sen sijaan, että tuotteet kirjataan käsin, ne tulevat valmiina rakenteisessa muodossa – verkkokauppias vain tarkistaa ja julkaisee.

Toimittajalta tulevia markkinointitekstejä ja tuotekuvauksia ei kannata käyttää sellaisenaan. Geneerinen tuotetieto heikentää verkkokaupan hakukonenäkyvyyttä, koska sama teksti löytyy kymmenistä muista verkkokaupoista. Tekstit pitää muokata verkkokaupan omaan ääneen.

Ostohintojen automaattinen päivittyminen on tuotesanoman käytännöllisin hyöty: kun toimittaja muuttaa hintoja, ne päivittyvät verkkokauppaan ilman erillistä työtä.

Saatavuussanoma

Saatavuussanoma tuo toimittajan reaaliaikaiset varastosaldot verkkokauppaan. Kun asiakkaat näkevät ajantasaisen saatavuustiedon, he eivät tilaa tuotteita, joita ei ole varastossa. Saatavuustiedolla voidaan ohjata verkkokaupassa esillä olevia tuotteita tai muuttaa niiden toimitusaikaa. Esimerkiksi sellaiset tuotteet, joita ei ole toimittajalla saatavissa, voidaan muuttaa tilaustuotteiksi, joilla on pidempi toimitusaika.

Saatavuussanoma mahdollistaa myös dynaamisen näkyvyyden hallinnan:

• Loppunut tuote voidaan piilottaa verkkokaupasta tai merkitä ”ei saatavilla”
• Varastoon tulopäivä mahdollistaa tuotteen myynnin ennakkotilauksena ennen kuin saldo on fyysisesti olemassa
• End of Life (EOL) -tieto poistaa tuotteen automaattisesti valikoimasta, kun toimittaja on lopettanut sen

Ilman automaattista saatavuussanomaa verkkokauppa myy helposti loppuneita tuotteita. Jokainen peruutus heikentää asiakaskokemusta ja aiheuttaa työtä asiakaspalvelussa.

Tilaus-toimitus-laskutusprosessin automatisointi

Tilaussanoma

Tilaussanoma (ORDERS) välittää asiakkaan tekemän tilauksen automaattisesti toimittajalle. Toimittaja vahvistaa tilauksen ORDRSP-sanomalla, jolloin verkkokauppa saa tiedon vahvistuksesta ilman erillistä sähköpostia tai puhelua.

Verkkokauppa voi valita kahdesta toimintamallista. Manuaalisessa mallissa kauppias katsoo jokaisen tilauksen ennen välitystä ja päättää, lähteekö tilaus toimittajalle vai lähetetäänkö tuote omasta varastosta. Automaattisessa mallissa tilaus menee suoraan toimittajalle ilman välikäsiä.

Automaattinen malli sopii verkkokaupoille, jotka käyttävät dropshipping-toimintamallia tai käsittelevät suuria tilausmääriä. Automatisoidussa dropshippingissä tilaussanoma on koko prosessin sydän: ilman sitä dropshipping vaatii manuaalista työtä jokaisella tilauksella.

Toimitussanoma

Toimitussanoma on toimittajan lähettämä ennakkoilmoitus siitä, mitä toimitus sisältää. Se lähetetään ennen kuin tavara fyysisesti saapuu, jolloin vastaanottaja tietää jo etukäteen, mitä on tulossa.

Suomessa käytetyimmät toimitussanomien muodot ovat DESADV ja PRIDES. PRIDES sisältää DESADV:n lisäksi ostohintatiedot, mikä tekee siitä käytännöllisemmän verkkokauppaympäristössä. Katso tarkempi kuvaus molemmista: Sähköiset lähetesanomat.

Kun toimitussanoma vastaanotetaan automaattisesti, varastosaldot päivittyvät etukäteen, uudet tuotteet perustetaan järjestelmään sanoman tiedoista ja tavaran fyysinen vastaanotto nopeutuu. Jos verkkokauppa käyttää ulkoista luotonantajaa, toimitussanoma voi käynnistää maksun siirron luotonantajalle automaattisesti.

Laskusanoma

Laskusanoma (INVOIC) siirtää toimittajan lähettämän laskun automaattisesti verkkokaupan reskontrajärjestelmään. Lasku kohdentuu oikeaan tilaukseen järjestelmässä, jolloin sen voi hyväksyä maksuun ilman manuaalista tietojen vertailua.

Automaattinen laskujen kohdentaminen poistaa yhden yleisimmistä manuaalisen käsittelyn ongelmakohdista: tilanteen, jossa lasku pitää etsiä, kohdentaa tilaukselle, tarkistaa hinnat ja kirjata käsin. Mitä enemmän toimittajia ja laskuja, sitä suurempi hyöty automatisoinnista.

Manuaalinen vs. automatisoitu toimittajaliittymä

Mitä hyötyä sähköisistä toimittajaliittymistä on?

Manuaalinen työ vähenee. Tilaukset, toimitustiedot ja laskut kulkevat järjestelmien välillä ilman ihmisen väliintuloa. Henkilöstö käyttää aikansa muualle kuin tietojen syöttämiseen.

Virheet vähenevät. Manuaalisessa tiedonsiirrossa virheitä syntyy. Väärä määrä, väärä tuotekoodi, kadonnut lasku. Kun järjestelmät kommunikoivat keskenään rakenteisessa muodossa, virhetyypit katoavat.

Tuotevalikoima laajenee ilman lisätyötä. Uuden toimittajan liittäminen tarkoittaa uusien tuotteiden automaattista siirtymistä verkkokauppaan, ei satojen tuotteiden manuaalista perustamista.

Varastosaldot pysyvät ajan tasalla. Asiakkaat näkevät oikean saatavuustiedon. Tilauksia loppuneille tuotteille tulee vähemmän, peruutuksia vähemmän.

Laskutusprosessi sujuvoituu. Automaattinen kohdentaminen tarkoittaa, että laskut menevät maksuun nopeammin ja ostoreskontra pysyy järjestyksessä.

Kenelle sähköiset toimittajaliittymät sopivat?

Sähköisistä toimittajaliittymistä hyötyvät eniten verkkokaupat, joilla on useita toimittajia tai suuria tuotemääriä. Yksi toimittaja ja muutama sata tuotetta voidaan vielä hallita manuaalisesti. Kun toimittajia on useita ja tuotteita tuhansia, manuaalinen käsittely alkaa maksaa enemmän kuin automaatio.

Tyypillisiä hyötyjiä:

• verkkokaupat, jotka käyttävät dropshipping-toimintamallia
• tukkukaupat, jotka myyvät verkossa
• monikanavamyyntiä tekevät yritykset
• verkkokaupat, jotka kasvattavat tuotevalikoimaansa nopeasti
• ERP-järjestelmiä käyttävät yritykset, jotka haluavat yhdistää verkkokaupan ja taustan

Toimittajaliittymä kannattaa rakentaa jo kasvuvaiheessa, ei vasta sitten, kun manuaalinen työ on jo kasvattanut kuluja liian suuriksi.

HeralesHub yhdistää

Sähköinen toimittajaliittymä automatisoi koko tilaus-toimitusketjun verkkokaupan ja toimittajan välillä: tuotetiedot, varastosaldot, tilaukset, toimitusennakot ja laskutuksen. 

Verkkokauppa hyötyy eniten silloin kun toimittajia tai tuotteita on paljon. Manuaalinen käsittely on mahdollista pienessä mittakaavassa, mutta skaalautuu huonosti. Automatisoitu toimittajaliittymä vähentää manuaalista työtä, pitää varastosaldot ajan tasalla ja nopeuttaa tilaus-toimitusprosessia. Dropshipping-toimintamallissa automatisointi on käytännössä välttämätön.

Verkkokauppojen toimittajaliittymien automatisointi on siis enemmän kuin vain nippu sähköisiä sanomia; ne ovat keskeinen osa modernia, sujuvaa ja tehokasta kaupankäyntiä, joka yhdistää toimittajat ja verkkokaupan yhdeksi tehokkaaksi kokonaisuudeksi. HeralesHub-palvelun avulla verkkokaupan toimittajaliittymien automatisointi onnistuu helposti, riippumatta siitä tilataanko tuotteet verkkokaupan omaan varastoon vai käytetäänkö Dropshipping-ominaisuutta.