Sähköiset lähetesanomat – miten automatisoitu lähetesanomien käsittely toimii?

Sähköiset lähetesanomat ovat keskeinen osa modernia toimitusketjua ja yritysten välistä tiedonsiirtoa. Niiden avulla toimitustiedot voidaan välittää automaattisesti toimittajien, kassajärjestelmien, varastonhallinnan ja muiden liiketoimintajärjestelmien välillä ilman manuaalista tietojen syöttämistä.

Kun lähetesanomien käsittely automatisoidaan, yritykset vähentävät virheitä, nopeuttaa tavaravirtojen käsittelyä ja pitää varastosaldot ja -arvon sekä ostotiedot ajantasalla. Erityisesti kaupan alalla, ravintoloissa, tukkukaupassa ja ketjuliiketoiminnassa sähköiset lähetesanomat ovat tärkeä osa tehokasta toimitusketjun hallintaa.

Mitä lähetesanoma tarkoittaa?

Lähetesanoma on toimitukseen liittyvä, paperista kuormakirjaa vastaava sähköinen dokumentti, joka sisältää tiedot toimitettavista tuotteista. Sen avulla vastaanottaja tietää, mitä tuotteita toimitus sisältää, kuinka paljon niitä on toimitettu ja mitä toimitukseen liittyviä tietoja tulee huomioida vastaanotossa.

Lähetesanoma toimii toimituksen ennakkoilmoituksena ja auttaa vastaanottajaa valmistautumaan tavaran vastaanottamiseen sekä tarkistamaan toimituksen oikeellisuuden. Lähetesanoma kirjataan myymäläjärjestelmään, jolloin toimituksen tiedot päivittyvät automaattisesti ja ajantasaisesti varastoon.

Perinteisesti lähetesanomien tiedot on käsitelty manuaalisesti. Digitaalisissa toimitusketjuissa lähetesanomat voidaan kuitenkin välittää automaattisesti järjestelmien välillä sähköisessä muodossa.

Mikä on sähköinen lähetesanoma?

Sähköinen lähetesanoma on digitaalinen versio perinteisestä kuormakirjasta. Se sisältää toimitukseen liittyvät tiedot rakenteisessa muodossa, jolloin vastaanottavan yrityksen järjestelmät voivat viedä tiedot varastoon automaattisesti ilman manuaalista syöttöä.

Sähköinen lähetesanoma voi sisältää esimerkiksi:

• toimitettujen tuotteiden tiedot
• tuotemäärät
• toimituspäivämäärän
• toimittajan tiedot
• vastaanottajan tiedot
• ostohinnat
• veroluokka
• lähetys- ja toimitusviitteet
• pakkaus- ja kollitiedot

Kun tiedot siirtyvät sähköisesti järjestelmästä toiseen, toimitusten käsittely nopeutuu ja virheiden määrä vähenee.

Miten sähköinen lähetesanoma toimii käytännössä?

Sähköisten lähetesanomien tarkoituksena on automatisoida toimitustietojen välitys toimitusketjun eri osapuolten välillä.

Tyypillinen prosessi etenee seuraavasti.

Toimittaja muodostaa lähetesanoman

Kun toimitus lähtee keräilyn jälkeen, toimittajan järjestelmä muodostaa sähköisen lähetesanoman toimitettavista tuotteista.

Lähetesanoma välitetään vastaanottajalle

Sanoma siirtyy sähköisesti vastaanottavan yrityksen järjestelmiin esimerkiksi EDI-sanomaliikenteen tai integraatioiden avulla.

Vastaanottava järjestelmä käsittelee tiedot automaattisesti

Vastaanottajan kassajärjestelmä, ERP-järjestelmä tai varastonhallintajärjestelmä vastaanottaa lähetesanoman ja vastaanottaja tarkastaa kuorman ja hyväksyy lähetyssanoman, jolloin se kirjautuu automaattisesti järjestelmän varastoon.

Tuotteet kirjautuvat vastaanotetuiksi

Kun tavara saapuu, vastaanotto voidaan suorittaa huomattavasti nopeammin, koska toimitustiedot ovat jo valmiiksi järjestelmässä.

Miten lähetesanoma välittyy kassajärjestelmään?

Monissa yrityksissä lähetesanomien suurin hyöty saavutetaan silloin, kun toimitustiedot siirtyvät suoraan kassajärjestelmään ilman manuaalista käsittelyä.

Kun sähköinen lähetesanoma vastaanotetaan automaattisesti:

• tuotteet voidaan vastaanottaa nopeammin
• ostohinnat päivittyvät järjestelmään
• varastosaldot päivittyvät automaattisesti
• uudet tuotteet perustuvat järjestelmään automaattisesti lähetesanoman tiedoista
• inventointitiedot pysyvät ajan tasalla
• raportointi tarkentuu

Kassajärjestelmään välitetyt sähköiset lähetesanomat vähentävät merkittävästi manuaalista työtä erityisesti silloin, kun toimituksia vastaanotetaan paljon tai tavarantoimittajia on useita.

Mitä hyötyä automatisoiduista lähetesanomista on?

Automatisoitujen lähetesanomien suurin hyöty liittyy tiedon laatuun ja tehokkaampaan prosessiin.

Vähemmän manuaalista työtä

Toimitustietoja ei tarvitse syöttää käsin järjestelmään. Tämä vähentää henkilöstön työkuormaa ja syöttövirheitä.

Vähemmän virheitä

Kun tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmien välillä, kirjoitusvirheet ja puutteelliset kirjaukset vähenevät.

Ajantasaiset varastosaldot

Toimitusten vastaanotto päivittyy järjestelmään nopeasti, mikä auttaa pitämään varastosaldot ajan tasalla.

Tarkemmat ostotiedot

Ostohinnat ja toimitustiedot tallentuvat järjestelmään automaattisesti, mikä helpottaa raportointia ja kannattavuuden seurantaa.

Nopeampi tavaran vastaanotto

Vastaanottoprosessi nopeutuu, kun toimitustiedot ovat valmiiksi järjestelmässä ennen tavaran saapumista.

Ostohintojen helppo seuranta

Lähetesanoman sisältämien tuotteiden ostohintojen vertailu kassajärjestelmän keskiostohintoihin on helppoa, jolloin myyntikatteet eivät pääse heikkenemään.

Uusien tuotteiden perustaminen automaattisesti ja ostohintojen vertailu

Miten sähköiset lähetesanomat vaikuttavat varastonhallintaan?

Varastonhallinta perustuu oikeaan ja ajantasaiseen tietoon. Jos toimitustiedot kirjataan hitaasti tai virheellisesti, myös varastosaldot ja raportointi vääristyvät.

Sähköiset lähetesanomat auttavat varmistamaan, että:

• vastaanotetut tuotteet kirjautuvat oikein
• varastosaldot ja arvo pysyvät ajan tasalla
• inventointien määrä vähenee
• hävikkiä voidaan seurata tarkemmin
• ostotiedot ovat luotettavia

Tämän vuoksi sähköisiä lähetesanomia käytetään yhä laajemmin osana nykyaikaista varastonhallintaa.

Mikä on DESADV-lähetesanoma?

DESADV (Dispatch Advice) on kansainvälinen EDI-lähetesanoma, jolla toimittaja ilmoittaa vastaanottajalle toimituksen yksityiskohdista ennen tavaran saapumista.

DESADV-sanoma sisältää esimerkiksi:

• toimitettavat tuotteet
• toimitusmäärät
• lähetys- ja kollitiedot
• toimitusosoitteet
• toimituspäivämäärät

DESADV auttaa vastaanottajaa valmistautumaan tavaran vastaanottoon ja automatisoimaan toimitustietojen käsittelyä.

Mikä on PRIDES-lähetesanoma?

PRIDES on Suomessa laajasti käytetty EDI-lähetesanomamuoto, joka perustuu DESADV-sanomaan mutta sisältää lisäksi tuotteiden ostohintatiedot.

PRIDES-sanoman avulla vastaanottava yritys voi hyödyntää toimitustietojen lisäksi myös ostohintoja esimerkiksi:

• kassajärjestelmässä
• raportoinnissa
• kateseurannassa
• varastonhallinnassa

Tämän vuoksi PRIDES on erityisen suosittu kaupan alan toimitusketjuissa.

Kenelle sähköiset lähetesanomat sopivat?

Sähköisistä lähetesanomista hyötyvät erityisesti yritykset, jotka käsittelevät paljon toimituksia tai vastaanottavat tavaraa useilta toimittajilta.

Tyypillisiä hyötyjiä ovat:

• vähittäiskaupat
• päivittäistavarakaupat
• ravintolat
• tukkukaupat
• ketjuliiketoiminta
• logistiikka-alan yritykset
• valmistava teollisuus

Mitä enemmän toimituksia yritys käsittelee, sitä suurempi hyöty lähetesanomien automatisoinnista yleensä saavutetaan.

Miksi sähköiset lähetesanomat ovat tärkeä osa modernia toimitusketjua?

Sähköiset lähetesanomat mahdollistavat toimitustietojen automaattisen siirtämisen toimittajien, kassajärjestelmien ja muiden liiketoimintajärjestelmien välillä. Kun toimitustiedot liikkuvat automaattisesti, tavaran vastaanotto nopeutuu, varastosaldot pysyvät ajan tasalla ja manuaalisen työn määrä vähenee.

Erityisesti yrityksille, jotka käsittelevät suuria määriä toimituksia tai toimivat useiden tavarantoimittajien kanssa, automatisoidut lähetesanomat parantavat merkittävästi toimitusketjun tehokkuutta ja automatisoi toimitustietojen sisäänkirjauksen. Siksi ne ovat nykyään tärkeä osa digitaalista toimitusketjua, varastonhallintaa ja liiketoiminnan automatisointia.