Lähtölaukaus HeralesMobiilin kehitys- ja käyttöönottoprojektille oli M-Ketjun päätös vaihtaa päätukkuri vuonna 2022. M-Ketju halusi toimittajariippumattoman ratkaisun tilaamiseen. HeralesMobiili oli M-Ketjun mielestä paras vaihtoehto, koska se oli integroitavissa heillä jo käytössä olevaan Herales Ketjunohjaus -ratkaisuun. Ketjunohjauksessa on valmiina tilausten käsittelyyn vaadittavat ominaisuudet, tuote- ja kampanjaylläpito, sekä tarvittavat sanomaintegraatiot. HeralesMobiili valittiin, koska se tarjosi itsenäisempää ja hallitumpaa tilauskokemusta.

Aikataulussa edenneen toteutusprojektin jälkeen HeralesMobiilin käyttöönotto aloitettiin asteittain vuoden 2022 lopulla, ensin hallituskauppiaiden toimesta. Vuoden 2023 alkuun mennessä kaikki M-Ketjun kauppiaat olivat ottaneet HeralesMobiilin käyttöön. Ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön tukkujen tilaustoiminnot, ja seuraavana suoratoimittajat. Vanha tukkutilausjärjestelmä ja uusi tilaussovellus toimivat rinnakkain vuoden 2022 loppuun asti. Vuoden 2023 alusta siirryttiin käyttämään ainoastaan HeralesMobiilia.

Mobiilisovellusta ja taustajärjestelmää hiottiin pitkään testipalautteiden pohjalta. Haasteita HeralesMobiilin viimeistelyyn toi M-Ketjun kauppiaiden käytössä olevien mobiililaitteiden kirjava valikoima aina kauppiaiden käyttämistä älypuhelimista erilaisiin ja eri-ikäisiin laserlukijalla varustettuihin tilauspäätteisiin. HeralesMobiili saatiin lopulta toimimaan kaikissa laitteissa samalla tavoin.

M-Ketjun myymälöitä on noin 50 ja jokaisessa myymälässä on kahdesta viiteen käyttäjää. Tilaukset tehdään pääasiassa HeralesMobiililla. Vaihtoehtoisesti myymälä voi tehdä tilauksen puhelimitse, sähköpostitse tai toimittajan tukkuportaalin kautta. HeralesMobiili on kuitenkin tärkein tilausväline, sillä osa myymälöiden tuotteista on mahdollista tilata ainoastaan sen kautta. HeralesMobiili-projektin yhteydessä toteutettiin samalla suoria EDI-tilausliittymiä toimittajiin tukun tilausliittymän lisäksi.

HeralesMobiili on osoittautunut nopeasti omaksuttavaksi työkaluksi yksinkertaisen ja helppokäyttöisen käyttöliittymän ansiosta. Se tarjoaa ominaisuuksia, joita ei ollut vanhassa tukkutilausjärjestelmässä, kuten tuotteen viimeisimmän tilausajankohdan näyttäminen ja toimittajakohtaisten ostoskorien muodostaminen sekä ostoskorien arvon näyttäminen.  Lisäksi HeralesMobiilissa on omat sovellukset tuotteiden hintalappujen tulostukseen ja inventaarioiden tekemiseen. Uuden sovelluksen avulla noin 90% tavaroista voidaan tilata yhdellä laitteella, mikä vähentää merkittävästi tilaamiseen käytettävän manuaalisen työn tarvetta.

HeralesMobiili on osoittautunut arvokkaaksi tilaustyökaluksi M-Ketjulle, ja käyttöönotto sujui hyvin alun haasteista huolimatta. Kauppiaat ovat tottuneet sovelluksen käyttöön, ja yleinen palaute on ollut positiivista. Yhteistyön alkumetreillä aloitettu viikoittainen palaverikäytäntö jatkuu edelleen, mikä mahdollistaa avoimen keskustelun, sovelluskehityksen ja jatkuvuuden yhteistyön kehittämisessä.