EDI-sanomat kaupan alalla – mitä yrityksen kannattaa tietää?

Mikä on EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) on yritysten välinen standardoitu tapa vaihtaa liiketoimintatietoa sähköisesti ilman manuaalista käsittelyä. EDI-sanomaliikenteessä siirretään esimerkiksi tilauksia, laskuja, lähetesanomia ja varastotietoja suoraan järjestelmästä toiseen. Tämä nopeuttaa tilaus–toimitusprosessia ja vähentää virheitä.

Tällä sivulla käsiteltäviä aiheita:

Mitä on EDI-Sanomanvälitys?
Mitä tarkoittaa EDI-Standardi?
Tilaus-toimitusprosessin tärkeimmät EDI-sanomat
Tilaussanoma ORDERS
Tilausvahvistussanoma ORDRSP
Lähetesanomat DESADV/PRIDES
EDI-lisäsanomat
Tuote ja hintatiedot PRICAT
Saldotiedot INVRPT
Laskusanoma INVOIC

Mitä on EDI-sanomanvälitys?

EDI on standardoitu tapa hoitaa sanomanvälitystä sähköisessä muodossa organisaatioiden välillä. Tässä prosessissa yritykset lähettävät ja vastaanottavat erilaista tietoa, kuten tilauksia, laskuja, varastotietoja, lähetesanomia ja muita liiketoimintaan liittyviä dokumentteja, ilman manuaalista syöttöä tai paperiasiakirjoja.

EDI-sanomaliikenne noudattaa EDI-Standardin tiukkoja formaatteja ja protokollia, jotka helpottavat tietojen automaattista käsittelyä sekä integrointia liiketoimintajärjestelmiin. Tämä vähentää virheitä, säästää aikaa ja parantaa liiketoiminnan tehokkuutta.

Mitä tarkoittaa EDI-standardi?

EDI-Standard (Electronic Data Interchange Standard) on määrittely, joka standardoi organisaatioiden välisen sanomaliikenteen sanomien rakenteet ja välityssäännöt. Standardi varmistaa, että liiketoimintatiedot vaihdetaan yhdenmukaisella tavalla, mikä helpottaa tietojen oikeellisuutta, ymmärrettävyyttä ja automaattista käsittelyä. 

Yleisiä EDI-sanomanvälitysstandardeja ovat esimerkiksi EDIFACT, ANSI X12, XML ja UN/CEFACT, jotka ovat YK:n Euroopan talouskomission alaisen UN/CEFACT:in kehittämiä rakenteisia tiedon esitystapoja. EDIFACT-kielioppi koostuu sanomakuvauksista eli sanomista, jotka sisältävät ohjeet siitä, kuinka tietyn kauppatapahtuman asiakirjan tiedot tulee esittää niitä elektronisesti siirrettäessä. Jokainen standardi määrittelee tiettyjä sanomatyyppejä, niiden rakenteita ja käytettyjä viestinvälitysprotokollia, jotta eri organisaatiot voivat vaihtaa tietoa tehokkaasti ja luotettavasti.

Tilaus-toimitusprosessin tärkeimmät EDI-sanomat 

EDI-sanomanvälitystä käytetään tilaus-toimitusprosessissa tehostamaan ja automatisoimaan tiedonsiirtoa toimittajan ja tilaajan välillä. Toimitusketjun kannalta oleellisimmat EDI-sanomat ovat:

Tilaus: Asiakas lähettää tilauksen toimittajalleen EDI Order -sanomalla (ORDERS). Tämä sanoma sisältää tiedot tilatuista tuotteista, määrät, hinnat sekä toimitusohjeet.

Tilausvahvistus: Toimittaja vastaa tilaukseen EDI Order Response -sanomalla (ORDRSP), joka kertoo, onko tilaus hyväksytty, hylätty tai vaaditaanko siihen muutoksia. Tämä vahvistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät tilauksen ehdot.

Lähetesanoma: Toimittaja valmistelee tilauksen ja ilmoittaa toimituksen lähtemisestä EDI Dispatch Advice -sanomalla (DESADV / PRIDES). Tämä sisältää toimitustiedot, kuten lähetyspäivämäärän, seurantanumeron, toimitettujen tuotteiden tiedot, kappalemäärät ja ostohinnat.

Lasku: Toimittaja lähettää laskun EDI Invoices -sanomalla (INVOIC), joka sisältää yksityiskohdat laskutettavista eristä ja maksutiedot.

Tilaussanoma ORDERS 

EDI Order -sanomalla (Electronic Data Interchange Order) tilaajien tekemät tilaukset lähetetään toimittajille. Sanoma sisältää yksityiskohtaiset tiedot tilauksesta ja tilatuista tuotteista tai palveluista.

Tärkeimmät tiedot, joita EDI Order -sanoma voi pitää sisällään:

1. Tilaajan tiedot: Tilaavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
2. Toimittajan tiedot: Toimittavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
3. Tilauspäivämäärä: Milloin tilaus on tehty.
4. Tilausnumero: Uniikki numero, joka tunnistaa tilauksen.
5. Tuotetiedot: Tuotteiden yksilölliset tunnisteet (kuten tuotenumero), määrät, hinnat ja kuvaus.
6. Toimitusehdot: Tiedot toimitusosoitteesta ja toimituspäivämäärästä.
7. Maksuehdot: Tietoja maksuehdoista ja laskutusmenetelmästä.
8. Erityisvaatimukset: Mahdolliset erityiset ohjeet tai toiveet tilauksen suhteen.

EDI Order -sanomanvälitystä käytetään automatisoimaan tilausprosessi. EDI Order tehostaa ja lisää luotettavuutta tietojen vaihtoon tilaajan sekä toimittajan välillä.

Tilausvahvistussanoma ORDRSP

EDI Order Response -sanomalla (Electronic Data Interchange Order Response) toimittaja vastaa tilaajilta saapuviin tilauspyyntöihin. Sanoma sisältää tiedot siitä, hyväksytäänkö tai hylätäänkö saapunut tilauspyyntö ja millä ehdoilla.

EDI Order Response -sanoma sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

1. Tilausvastauksen tila: Tämä osoittaa, onko tilaus hyväksytty, hylätty tai vaatiiko se ehkä muutoksia
2. Hyväksyttyjen tuotteiden tiedot: Jos tilaus hyväksytään, tässä kerrotaan, mitkä tuotteet hyväksytään, niiden määrät, hinnat ja toimituspäivämäärät
3. Hylätyt tuotteet: Jos osa tilauksesta hylätään, tässä ilmoitetaan syyt hylkäämiseen ja mahdolliset vaihtoehdot.
4. Toimitus- ja maksuehdot: Vastaukseen voi sisältyä tietoja toimitusajoista, maksuehdoista ja mahdollisista lisävaatimuksista.
5. Viitenumero: Uniikki numero, joka yhdistää vastauksen alkuperäiseen tilauspyyntöön.

EDI Order Response -sanomanvälityksellä varmistetaan, että tilaaja ja toimittaja ymmärtävät tilauksen tilan sekä siihen liittyvät yksityiskohdat. Tämä lisää luotettavuutta ja parantaa kummankin osapuolen tietoa tilauksen tilasta.

Lähetesanomat DESADV/PRIDES

EDI-lähetesanomalla (Electronic Data Interchange Dispatch Advice) toimittaja ilmoittaa toimituksen yksityiskohdat tilaajalle. Tämä EDI-sanoma sisältää olennaiset tiedot toimitettavista tuotteista tai palveluista.

EDI-lähetesanoma sisältää seuraavat tiedot toimituksesta:

1. Toimittajan tiedot: Toimittavan yrityksen nimi, osoite ja muut yhteystiedot.
2. Toimitusvahvistus: Tiedot siitä, että tilattu tuote tai palvelu on lähetetty, mukaan lukien lähetyspäivämäärä ja -aika.
3. Lähetysnumerot: Ainutlaatuiset numerot tai tunnisteet, jotka auttavat tunnistamaan tietyn lähetyksen.
4. Tuotetiedot: Tuotteiden yksityiskohdat, mukaan lukien tuotenumerot, määrät, ostohinta, kuvaus ja mahdolliset erityisvaatimukset.
5. Toimitusosoite: Osoite, johon tilattu tuote tai palvelu on lähetetty.
6. Pakkaustiedot: Tiedot  siitä, miten tuotteet on pakattu tai mitä kuljetusvälineitä on käytetty.
7. Seurantatiedot: Mahdolliset seurantanumerot ja tiedot, jotka auttavat tilaajaa seuraamaan toimituksen etenemistä.

Suomalaisessa EDI-sanomaliikenteessä on käytössä kahdenlaista EDI-lähetesanomaa. EDI DESADV ja EDI PRIDES. EDI PRIDES on suomalainen, laajennettu versio EDI DESADV-lähetesanomasta. EDI PRIDES-sanomaan on lisätty toimitetun tuotteen ostohintatieto, jota EDI DESADV lähetesanomassa ei normaalisti ole. EDI PRIDES-lähetesanomaa ei yleensä ole käytössä EDI-sanomanvälityksessä muualla kuin Suomessa.

EDI-lisäsanomat

EDI-sanomanvälityksen lisäsanoma (EDIFACT Supplemental Message) on EDI-sanomaliikenteessä käytettävä termi, joka viittaa tietyn liiketoimintaprosessin tai -asiakirjan mukana toimitettavaan ylimääräiseen tietoon tai viestiin. Nämä lisäsanomat voivat sisältää lisätietoja, selityksiä tai muita tärkeitä yksityiskohtia liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista. EDI-sanomanvälityksessä käytetään lisäsanomia, kun edellä kuvatut perus-EDI-sanomat eivät riitä välittämään kaikkia tarvittavia tietoja tai kun tarvitaan selvennystä tai esimerkiksi erityistä viestiä.

EDI-lisäsanomia hyödynnetään mm. verkkokauppojen toimittajaliittymien automatisoinnissa aiemmin käsiteltyjen tilaus- ja lähetesanomien lisäksi. EDI-sanomaliikenteen tuote-, saldo- ja laskusanomat mahdollistavat automaattisen tuotetietojen, -hintojen ja saatavuustietojen ylläpidon sekä sähköisen laskutuksen.

EDI-lisäsanomat: tuote- ja hintatietojen hallinta PRICAT

EDI-sanomaliikenteessä käytettävä Product and Price Catalogs -sanoma sisältää tietoja tuotteista, tuotevalikoimasta ja hinnoista. Tämä viesti mahdollistaa tuotteiden ja hintojen päivittämisen sekä jakamisen liiketoimintakumppaneiden kesken.

EDI Product and Price Catalogs -sanoma voi sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

1. Tuotetiedot: Viestissä luetellaan saatavilla olevat tuotteet, niiden kuvaukset ja yksilölliset tunnisteet, kuten tuotenumerot.
2. Hintatiedot: Sanoma sisältää hintatiedot jokaiselle tuotteelle, mukaan lukien yksikköhinnat ja mahdolliset määräalennukset tai erikoistarjoukset.
3. Valuutta ja yksikkö: Määritetään valuutta, jossa hinnat esitetään, sekä yksikkö, jossa tuotteita mitataan (kuten kappaleet, kilogrammat tai litrat).
4. Päivämäärät: Tietoja päivämääristä, jolloin hinnat ja päivitykset ovat voimassa
5. Toimittajatiedot: Tuotteen toimittavan yrityksen yhteystiedot, jotta vastaanottava osapuoli voi ottaa tarvittaessa yhteyttä.

EDI Product and Price Catalogs -sanomia käytetään automatisoimaan tuotetietojen ja hintojen päivitys liiketoimintakumppaneiden välillä. Tämä standardoitu EDI-sanoma vähentää virheitä ja parantaa tiedon tarkkuutta sekä auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet käyttävät ajantasaista ja oikeaa tietoa liiketoiminnassaan.

EDI-lisäsanomat: saldotiedot INVRPT

EDI Inventory Reports -sanoma (Electronic Data Interchange Inventory Reports) sisältää tietoja varastotilanteesta ja tuotteiden saatavuudesta. Tämä EDI-sanoma mahdollistaa yritysten välisen tietojen jakamisen koskien varastotilannetta ja varastoitavia tuotteita.

EDI Inventory Reports -sanoma voi sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

1. Tuotetiedot: Viestissä luetellaan varastossa olevat tuotteet, niiden yksilölliset tunnisteet kuten tuotenumero, kuvaus ja määrät.
2. Saatavuus: Ilmoittaa, kuinka monta kappaletta kustakin tuotteesta on saatavilla varastossa tai varastojärjestelmässä.
3. Varastopaikka: Tiedot siitä, missä tietty tuote sijaitsee varastossa tai varastoissa, jos varastointi on jaettu eri paikkoihin.
4. Poistumistiedot: Jos tuotteet ovat poistumassa tai ovat loppuneet varastosta, tämä tieto voi sisältyä raporttiin.
5. Tilaustiedot: Jos saatavilla olevat tuotteet on jo varattu tai tilattu, tämä voi sisältää tilaustiedot.

EDI Inventory Reports -sanoma auttaa tilaajia ja toimittajia ylläpitämään ajantasaisen varastotilanteen ja hallitsemaan toimituksia paremmin. Tämä EDI-sanoma parantaa varastonhallintaa, vähentää toimitusviiveitä ja auttaa optimoimaan toimitusketjun tehokkuutta.

EDI-lisäsanomat: laskusanoma INVOIC

EDI-sanomaliikenteen Invoices -sanomaa (Electronic Data Interchange Invoices) käytetään EDI-laskusanomien välitykseen yritysten välillä. Tämä viesti sisältää yksityiskohtaiset tiedot liiketoimintatapahtumista, mukaan lukien maksutiedot ja laskutettavat erät.

EDI-Invoices-sanoma voi sisältää seuraavat keskeiset tiedot:

1. Laskun tiedot: Viestissä luetellaan varastossa olevat tuotteet, niiden yksilölliset tunnisteet kuten tuotenumero, kuvaus ja määrät.
2. Maksun tiedot: Tiedot siitä, kuinka maksu tulisi suorittaa, mukaan lukien maksutavat ja tilitiedot.
3. Laskutettavat erät: Luetellaan tuotteet, palvelut tai tavarat, jotka on laskutettu, ja niiden yksilölliset tunnisteet (kuten tuotenumero), määrät, yksikköhinnat ja verot.
4. Laskun summa: Näytetään kokonaissumma ennen veroja ja verot mukaan lukien.
5. Verotiedot: Jos sovellettavissa, esitetään verot, kuten arvonlisävero (ALV) ja niiden määrät.
6. Laskun lähettäjän ja vastaanottajan tiedot: Molempien yritysten tiedot, mukaan lukien osoitteet ja yhteystiedot.
7. Viitenumero: Uniikki numero, joka liittyy laskuun ja auttaa sen seurantaa sekä vastaamista oikealle tilaukselle tai sopimukselle.

EDI Invoices automatisoi laskutusprosessin ja tekee siitä tehokkaamman ja luotettavamman. EDI Invoices -sanoman standardoitu rakenne helpottaa käsittelyä ja integrointia vastaanottavan yrityksen taloushallinnon järjestelmiin. Tämä vähentää inhimillisiä virheitä ja varmistaa, että laskut käsitellään oikein ja ajoissa, mikä edistää sujuvaa liiketoimintaa ja rahavirtoja.

Kenelle EDI on hyödyllinen ja miksi sitä käytetään?

EDI-sanomanvälitys on hyödyllinen erityisesti yrityksille, jotka käsittelevät paljon tilauksia, toimituksia ja laskuja eri liiketoimintakumppaneiden kanssa. Kun tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, yritykset voivat vähentää manuaalista tiedon syöttöä ja varmistaa, että tilaukset, toimitustiedot ja laskutus pysyvät ajan tasalla koko toimitusketjussa.

EDI:tä käytetään laajasti esimerkiksi kaupan alalla, teollisuudessa, logistiikassa ja verkkokaupassa. Näillä toimialoilla tuotteiden, tilausten ja varastotietojen käsittely tapahtuu usein suurissa määrissä, jolloin manuaalinen työ hidastaisi prosesseja ja lisäisi virheiden riskiä. EDI auttaa yrityksiä hallitsemaan tätä tiedonvaihtoa tehokkaasti ja luotettavasti.

Yrityksille EDI tuo hyötyjä erityisesti silloin, kun yhteistyötä tehdään useiden toimittajien, asiakkaiden tai kauppaketjujen kanssa. Monissa tapauksissa suuret kaupan toimijat edellyttävätkin EDI-sanomanvälitystä yhteistyökumppaneiltaan, jotta tilaukset ja toimitustiedot voidaan käsitellä automaattisesti.

Käytännössä EDI auttaa yrityksiä tehostamaan tilaus–toimitusprosessia, vähentämään virheitä ja nopeuttamaan tiedonkulkua eri järjestelmien välillä. Sen avulla yritykset voivat säästää aikaa, parantaa toimitusketjun sujuvuutta ja keskittyä enemmän varsinaiseen liiketoimintaan manuaalisen tiedonkäsittelyn sijaan.

Kiinnostuitko?

Jos tarvitset tarkempia tietoja EDI-sanomaliikenteestä tai pohdit, miten saisit EDI-sanomaliikenteen käyttöösi, ota yhteyttä, niin selvitetään kuinka EDI-sanomia voitaisiin hyödyntää yrityksenne liiketoiminnassa.

Susanna Hämäläinen

+358 400 217 105
myynti@herales.fi