Tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tämä Tietosuojailmoitus on yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (Tietosuoja-asetuksen artikla 13 ja 14) ja seloste käsittelytoimista (artikla 30).

Rekisterinpitäjä

Herales Oy (Myöhemmin Herales). Osoite: Tehdaskatu 20, 70620 KUOPIO. Puhelin: 040-713 8976. Sähköpostiosoite: tuki(at)herales.fi.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Eero Kaukola, puhelin: 040-713 8976.

Tietosuojavastaava

Herales ei ole määritellyt tietosuojavastaavaa.

Rekisterin nimi

Herales yritysasiakasrekisteri.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat:

• Herales Oy:n asiakasyritykset
• Asiakasyritysten luonnolliset henkilöt (yhteyshenkilöt)
• Potentiaaliset asiakkaat

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen ja/tai henkilötietolakiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää tietoa Herales -tuotteiden ja -palveluiden mahdollistamista, ylläpitämistä ja kehittämistä sekä jatkoseurantaa ja markkinointia varten.

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Yritystiedot: Yrityksen nimi, Y-tunnus, sähköposti, osoite, puhelinnumero, laskutusosoite, laskutustiedot sekä verkkosivujen osoite
Google seurantatiedot: Herales Oy:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteet
Yritysten luonnolliset henkilöt: Yksityishenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero sekä asema yrityksessä

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastietoja kerätään säännönmukaisesti seuraavilla tavoilla:

• Google Analytics
• Sähköposti
• Puhelin ja tekstiviestit
• Käsin kirjatut palaverimuistiot
• Verkkosivusto ytj.fi
• Asiakasketjujen ketjujohdolta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteröityjen tietoja voidaan luovuttaa asiakasyrityksen kanssa tehdyssä tietojenkäsittelysopimuksessa määritellyille alihankkijoille Herales -palveluiden ja -tuotteiden tiedotus-, markkinointi-, myynti-, ylläpito- ja mahdollistamistarkoituksissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle se tehdään Suomen henkilötietolain ja EU tietosuoja-asetusten mukaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ATK:lla käsiteltävät tiedot: Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjän henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumus:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa:
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti.

Oikeus tietojen poistamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
• Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21)
• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
• Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Herales Oy
tuki(at)herales.fi

Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Herales Oy:n toimistolle.