Missä tavarantoimittajien haasteet yleensä syntyvät?

Tavarantoimittajien haasteet syntyvät usein siitä, että samaa tietoa tarvitaan monessa paikassa, mutta eri osapuolet käsittelevät sitä eri tavoilla. Jokaisella asiakkaalla on omat tilaus-, toimitus- ja vastaanottoprosessinsa, omat järjestelmät sekä vaatimukset sille, missä muodossa tieto pitää toimittaa.

Kun tiedot eivät liiku järjestelmien välillä automaattisesti, arkeen syntyy helposti manuaalisia työvaiheita, poikkeusten selvittelyä ja asiakaskohtaisia toimintamalleja. Tämä kuormittaa henkilöstöä, lisää virheiden mahdollisuutta ja vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa etenkin silloin, kun asiakkuuksia ja toimitusketjun osapuolia on paljon.

Asiakaskohtaisia vaatimuksia on paljon

Asiakaskohtaiset erot tietojen siirrossa ja asiakkaan prosesseissa aiheuttavat runsaasti poikkeavia toimintamalleja, joiden hallinta vie aikaa, luo epävarmuutta prosesseihin ja lisää kustannuksia.

Asiakaskohtaiset erot toimitustiedon muodossa, välitystavassa, sanomaformaatissa tai järjestelmäyhteydessä aiheuttavat runsaasti haasteita. Kun jokainen asiakkuus vaatii oman toimintatapansa, kokonaisuus alkaa helposti pirstaloitua ja sen hallinta on vaikeaa.

Manuaalinen työ lisää virheiden mahdollisuutta

Kun tietoa siirretään käsin järjestelmästä toiseen, syntyy ylimääräisiä työvaiheita. Samalla kasvaa käsittelyvirheiden riski, jolloin toimitus viivästyy tai menee väärin.

Pienetkin katkokset tiedonkulussa näkyvät nopeasti toimitusketjussa, asiakaspalvelussa ja sisäisessä työmäärässä. Virheellinen toimitustieto, puuttuva hintatieto tai väärin kirjattu tilaus voi aiheuttaa selvittelyä useassa toimitusprosessin vaiheessa ja pahimmillaan tuotteet on toimitettava uudelleen.

Sanomanvälityspalvelun käyttöönoton hyödyt halutaan nähdä konkreettisesti

Toimittajan näkökulmasta sanomanvälityspalvelun käyttöönoton jälkeen liiketoimintasanomat kulkevat automaattisesti asiakkaiden, toimittajan omien järjestelmien ja tarvittaessa muiden toimitusketjun osapuolten välillä. Käytännössä tämä tarkoittaa tilausten, tilausvahvistusten, toimitustietojen, tuotetietojen ja hintatietojen sähköistä välitystä toimittajan ja asiakkaan välillä oikeassa muodossa ja oikeaan aikaan.

Kun tiedot liikkuvat järjestelmien välillä ilman tarpeetonta käsityötä, arjen hyödyt näkyvät nopeasti. Asiakkaan tilaus siirtyy automaattisesti toimittajan järjestelmään, toimitustieto lähtee asiakkaalle tuotekeräilyn jälkeen ilman erillistä kirjaamista ja poikkeamat tullee esiin nopeammin. Samalla manuaalinen tarkistaminen ja selvittely vähenevät, virheiden riski pienenee ja henkilöstön aikaa vapautuu toimitusten hallintaan, asiakaspalveluun ja muuhun liiketoiminnan kannalta olennaiseen työhön.

Muutos ei koske vain tekniikkaa

Tekniikka ja sanomaliikenteen sähköistäminen eivät itsessään ratkaise toimittajan haasteita. Kyse on toimitusketjusta kokonaisuutena.

On suunniteltava, kuinka myynti, asiakaspalvelu, logistiikka ja hallinto toimivat yhtenä kokonaisuutena ja kuinka kaikki saavat tarvitsemansa tiedot oikeaan aikaan automaattisesti.

Mitä hyötyä HeralesHubin käyttöönotto tuo tavarantoimittajan arkeen?

Parhaimmillaan hyöty näkyy siellä, missä työ muuten kasaantuisi ihmisille.

Kun tiedonvälitys automatisoidaan, arjesta poistuu sellaisia työvaiheita, jotka eivät tuota lisäarvoa, mutta vievät päivittäin aikaa. Tietoja ei tarvitse tarkistaa useasta paikasta, siirtää käsin tai selvittää jälkikäteen, missä kohtaa ketjua tieto jäi puuttumaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• toimituksiin liittyvät tiedot liikkuvat automaattisesti järjestelmien välillä
• manuaalinen kirjaaminen ja tarkistaminen vähenee
• virheiden määrä pienenee
• poikkeamien selvittäminen vähenee
• henkilöstön aikaa vapautuu rutiineista liiketoiminnan kannalta olennaiseen työhön

Kun aikaa ei kulu saman asian käsittelyyn useaan kertaan, arki muuttuu sujuvammaksi ja ennakoitavammaksi. Samalla myös palvelukyky paranee ja kustannukset pienenevät.

Hyödyt eivät jää vain sisäiseen tekemiseen

Tavarantoimittajalle sähköinen sanomaliikenne ei ole vain sisäisten prosessien tehostamishanke. Se näkyy myös ulospäin parempana asiakaspalveluna.

Kun tiedot liikkuvat asiakkaalle asti automaattisesti, yhteistyö helpottuu. Asiakas saa tarvitsemansa tiedot nopeammin, poikkeamia on vähemmän ja yhteinen tilaus-toimitusprosessi toimii tehokkaasti. Tämä vahvistaa asiakaskokemusta, kun arjen yhteistyö sujuu. Tavarantoimittajalle positiivinen asiakaskokemus on tärkeä kilpailuetu. Kun toimintamallit ovat kunnossa asiakkaan suuntaan on helpompi olla luotettava, tehokas ja vaivaton kumppani.

Entä mahdollisuudet omiin päämiehiin päin?

Hyvin toimiva sanomaliikenne avaa hyötyjä myös päämiesten ja valmistajien suuntaan.

Kun tietoa pystytään välittämään hallitusti ja yhdenmukaisesti, tavarantoimittaja pystyy vastaamaan paremmin myös päämiestensä vaatimuksiin. Toimintamalli ei jää yksittäisen asiakkaan erilliseksi ratkaisuksi, vaan siitä tulee osa laajempaa kyvykkyyttä.

Tämä helpottaa yhteistyötä myös päämiesten kanssa. Kun tuotetiedot, hinnat, tilaukset, toimitustiedot ja muut liiketoimintasanomat saadaan liikkumaan luotettavasti, toimittajalla on paremmat valmiudet kehittää nykyisiä päämiessuhteita, vastata uusiin vaatimuksiin ja laajentaa kokonaisuutta ilman, että jokainen uusi yhteys tuntuu erilliseltä projektilta.

Toisin sanoen: kun perusta on kunnossa, kasvaminen on helpompaa.

Sähköistäminen kannattaa nähdä liiketoiminnan kehittämisenä

Liiketoimintasanomien sähköistämisessä ei lopulta ole kyse vain tekniikasta. Kyse on siitä, kuinka tehokkaasti yritys pystyy toimimaan asiakkaidensa kanssa, kuinka hyvin se pystyy hallitsemaan omia toimitusprosessejaan ja kuinka valmiina se on vastaamaan uusiin vaatimuksiin.

HeralesHubin lisäarvo syntyy automaattisesta tiedonvaihdosta, manuaalisen työn vähentymisestä ja toimintamallien yhtenäistymisestä. Hyöty näkyy sekä päivittäisessä tekemisessä, että parempana asiakaskokemuksena.

Sähköistäminen ei ole ylimääräinen taakka nykyisen työn päälle. Oikein toteutettuna se on tapa tehdä arjesta sujuvampaa, luotettavampaa ja paremmin hallittavaa. HeralesHub avaa toimittajalle sähköisen myyntikanavan, jonka kautta on mahdollista tavoittaa kaikki toimittajan tärkeimmät asiakkuudet.

Haluatko keskustella, miten liiketoimintasanomien sähköistäminen voisi helpottaa teidän arkeanne?

Ota yhteyttä Heralekseen, niin katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu tukee parhaiten teidän toimintatapojanne, asiakkuuksianne ja yhteistyötä päämiestenne kanssa.