Ruotsalainen ravintolaketju Sushi Yama on ottanut käyttöön HeralesHub-sanomanvälityspalvelun tehostaakseen toimittajien ja sisäisten järjestelmien välistä tuote- ja hintatietojen tiedonkulkua. Integraatio paransi datan laatua, vähensi manuaalista työtä ja loi standardoidun, skaalautuvan perustan, joka tukee jatkuvaa kasvua.

Ruotsalainen ravintolaketju Sushi Yama on ottanut käyttöön HeralesHub-sanomanvälityspalvelun tehostaakseen toimittajien ja sisäisten järjestelmien välistä tuote- ja hinnoittelutietojen käsittelyä sekä parantaakseen datan laatua. Laajan toimittajakannan ja kasvavan ravintolamäärän myötä manuaalinen työ oli muuttunut aikaa vieväksi ja virheherkäksi, joten tavoitteena oli standardoida tiedonvaihto, vähentää hallinnollista kuormaa ja parantaa ostoketjun hallintaa.

Meidän näkökulmastamme HeralesHub-integraatioprojekti toteutettiin jäsennellysti ja vahvalla liiketoimintamme ymmärryksellä. Herales reagoi hyvin vaatimuksiimme, erityisesti datan laatuun, integraatioihin ja skaalautuvuuteen liittyen. Toteutus eteni vaiheittain ja viestintä oli selkeää koko ajan, minkä ansiosta käyttöönotto onnistui ilman merkittäviä häiriöitä päivittäiseen toimintaan.

HeralesHub-sanomanvälityspalvelu on toiminut luotettavasti ja vastannut odotuksiamme. Ratkaisu on yksinkertaistanut tuotetietojen ja hinnoittelun käsittelyä, parantanut tietojen yhtenäisyyttä ja vähentänyt manuaalista työtä. Keskeinen hyöty on, että meillä on nyt standardoidumpi ja tulevaisuuden kestävä toimintatapa, joka tukee jatkuvaa kasvua.

Kokemuksemme on, että Herales yhdistää vahvan teknisen osaamisen ja hyvän ymmärryksen vähittäiskaupan ja ravintolatoiminnan käytännöistä. Organisaatioille, joilla on monimutkaiset toimittajarakenteet ja korkeat vaatimukset datan laadulle, HeralesHub on relevantti ja hyvin toimiva ratkaisu.

Tempera on vuonna 1945 perustettu perheyritys, joka tuo maahan johtavia luovan alan piirustus- ja värituotteita. Palvelemme sekä perinteisiä kivijalkakauppoja että isompia ketjuja.

Yhteistyö Herales Oy:n kanssa on sujunut erinomaisesti. Herales on ollut valmis ratkaisemaan jokaisen ongelman matkan varrella heti ja tehokkaasti. Ratkaisu kokonaisuutena on palvellut tarpeitamme hyvin.

HeralesHub on mahdollistanut oman toimitusjärjestelmämme liittämisen saumattomasti toimivaksi kokonaisuudeksi eri asiakkaiden järjestelmiin. Pystymme näin toimimaan kokoamme tehokkaammin eri osapuolien tavarantoimittajana ostajien vaatimusten mukaisesti.

K-Kyläkauppa Kelloniemi otti harppauksen tehokkaampaan arkeen uudella kassajärjestelmällä ja HeralesHub-sanomanvälityspalvelulla. Käyttöönotto sujui mutkattomasti, ja nyt tuote- ja hintatiedot päivittyvät automaattisesti ennen kaupan aukeamista. Kauppiaan mukaan rutiinit hoituvat jopa puolet nopeammin – aikaa jää tärkeämpään.

Tavoitteena on kehittää kaupan toimintaa jatkuvasti. HeralesHub-sanomanvälityspalvelu päätettiin ottaa käyttöön kesäkuussa 2024 ja samalla vaihdettiin kassajärjestelmä HeralesHub-yhteensopivaksi. Käyttöönotto sujui mutkattomasti, ja erityisen tyytyväisiä oltiin Heraleksen tarjoamaan koulutukseen. Koulutuksen avulla opittiin hallitsemaan sähköisiä kuormakirjoja ja hyödyntämään kassajärjestelmän hintaeteistä sujuvasti osana kuormien tuloutusta.

HeralesHub-sanomanvälityspalvelu on tuonut kaupan arkeen kaivattua sujuvuutta. Palvelun avulla voidaan perustaa uusia tuotteita, tarkistaa oikeat myyntihinnat ja päivittää varastosaldot käden käänteessä – ja mikä parasta, kaikki on ajan tasalla jopa ennen kuorman sisälle tuloa. Kassajärjestelmän hintaeteisen tuoterivien värikoodit helpottavat tarkistusta, aloittaen aina kriittisistä, punaisella merkityistä tuotteista. Lisäksi kassajärjestelmän ominaisuudet mahdollistavat tuotteiden hinnoittelun myös muulta henkilökunnalta.

Aiemmin kuormakirjat tulivat paperisina, ja niiden kirjaaminen oli täysin yhden henkilön vastuulla – mikä teki varastosaldojen ja hinnoittelujen päivittämisestä työlästä ja aikaa vievää. Nyt uuden järjestelmän ansiosta rutiinit sujuvat jopa puolet nopeammin.

M-Market Ylihärmän kauppias Marko Valkama otti ensimmäisenä M-ketjun kauppiaana HeralesMobiilin käyttöön. Pilottivaiheessa HeralesMobiilin sovelluksen asennuksessa, käyttöönotossa ja käytössä apuna oli Herales ja M-ketjun väki. Alusta alkaen kaikki myymälän työntekijät, Markon lisäksi alkoivat käyttämään HeralesMobiilia päivittäisessä työssä. Kaikkinensa käyttöönotto lähti hyvin liikkeelle, kiitos Heraleksen tarjoaman taustatuen.

HeralesMobiilin käyttö on pilottivaiheen jälkeen sujunut ongelmitta. Haasteita on aiheuttanut myymälän tiedonsiirtoyhteyksien kuuluvuus. Tavoitteena onkin seuraavaksi parantaa tiedonsiirtoverkon kattavuutta myymälässä. Sovellus on osoittautunut yksinkertaiseksi, selkeäksi sekä helpoksi käyttää. Myyjät oppivat sovelluksen käytön sujuvasti ja nopeasti.

HeralesMobiili on tuonut M-Market Ylihärmän helpotusta jokapäiväiseen arkeen. Tärkein hyöty tulee Tilaus-sovelluksen ostoskorista, johon tilattavia tuotteita voi kerätä minkä tahansa tavarantoimittajan osalta samalla kertaa. HeralesMobiili osaa tilausta lähetettäessä kohdistaa tilatut tuotteet automaattisesti oikeille M-Ketjun tavarantoimittajalle.

”Onneksi suurimmalle osalle tavarantoimittajista tilaukset voidaan lähettää HeralesMobiililla ja sellaisia toimittajia on vähän, joille tilaaminen pitää tehdä perinteisin keinoin” Marko toteaa. Hyvää on myös se, että tilausta tehdessä näkee tilattavien tuotteiden ostohinnat sekä myyntierien koot, joten tilattavaa määrää on helppo säätää jo tilausvaiheessa. Samalla ostoskorista on helppo tarkistaa, että tilattava määrä on riittävä, ettei tilaukselle tule pientoimituslisää. Marko pitää myös hyvänä ominaisuutena mahdollisuutta lähettää tuotteen tiedot jo tilausvaiheessa hyllynreunaetikettien tulostukseen, jos tuotteen etikettiä ei ole vielä tulostettu. Ne on helppo tulostaa järjestelmästä valmiiksi etukäteen ja viedä paikoilleen. Tilaaminen HeralesMobillilla on Markon mielestä kokonaisuudessaan helppoa, nopeaa ja kustannustehokasta.

HeralesMobiilin kehittämisessä yhteistyössä Herales Oy:n kanssa toimivat M-Ketjun puolelta Veli-Matti Sirkiä ja Ilkka Seppälä. Sovelluksen hyvin sujuneessa kehitysprojektissa auttoi viikoittaiset kehityskokoukset, jotka ovat jatkuneet varsinaisen sovelluksen kehitysprojektin jälkeenkin. Vaikka HeralesMobiili oli M-Ketjulle merkittävä investointi, sen tuomat hyödyt ja kauppiaiden päivittäisen työskentelyn tehostuminen ovat lunastaneet investoinnin kustannukset. Ilman HeralesMobiilia myymälätilauksiin kuluisi reilusti enemmän aikaa.

Lopuksi Marko haluaa antaa kiitosta Heraleksen tuelle, erityisesti Esa Pitkästä, jolle hän soittaa viikoittain kassajärjestelmätuen tiimoilta. Pitkäsen avulla etäyhteydellä tehtävät kassajärjestelmämuutokset hoituvat nopeasti. Heraleksen tukeen on aina helppo saada yhteys, ja apu on nopeasti saatavilla

Lähtölaukaus HeralesMobiilin kehitys- ja käyttöönottoprojektille oli M-Ketjun päätös vaihtaa päätukkuri vuonna 2022. M-Ketju halusi toimittajariippumattoman ratkaisun tilaamiseen. HeralesMobiili oli M-Ketjun mielestä paras vaihtoehto, koska se oli integroitavissa heillä jo käytössä olevaan Herales Ketjunohjaus -ratkaisuun. Ketjunohjauksessa on valmiina tilausten käsittelyyn vaadittavat ominaisuudet, tuote- ja kampanjaylläpito, sekä tarvittavat sanomaintegraatiot. HeralesMobiili valittiin, koska se tarjosi itsenäisempää ja hallitumpaa tilauskokemusta.

Aikataulussa edenneen toteutusprojektin jälkeen HeralesMobiilin käyttöönotto aloitettiin asteittain vuoden 2022 lopulla, ensin hallituskauppiaiden toimesta. Vuoden 2023 alkuun mennessä kaikki M-Ketjun kauppiaat olivat ottaneet HeralesMobiilin käyttöön. Ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön tukkujen tilaustoiminnot, ja seuraavana suoratoimittajat. Vanha tukkutilausjärjestelmä ja uusi tilaussovellus toimivat rinnakkain vuoden 2022 loppuun asti. Vuoden 2023 alusta siirryttiin käyttämään ainoastaan HeralesMobiilia.

Mobiilisovellusta ja taustajärjestelmää hiottiin pitkään testipalautteiden pohjalta. Haasteita HeralesMobiilin viimeistelyyn toi M-Ketjun kauppiaiden käytössä olevien mobiililaitteiden kirjava valikoima aina kauppiaiden käyttämistä älypuhelimista erilaisiin ja eri-ikäisiin laserlukijalla varustettuihin tilauspäätteisiin. HeralesMobiili saatiin lopulta toimimaan kaikissa laitteissa samalla tavoin.

M-Ketjun myymälöitä on noin 50 ja jokaisessa myymälässä on kahdesta viiteen käyttäjää. Tilaukset tehdään pääasiassa HeralesMobiililla. Vaihtoehtoisesti myymälä voi tehdä tilauksen puhelimitse, sähköpostitse tai toimittajan tukkuportaalin kautta. HeralesMobiili on kuitenkin tärkein tilausväline, sillä osa myymälöiden tuotteista on mahdollista tilata ainoastaan sen kautta. HeralesMobiili-projektin yhteydessä toteutettiin samalla suoria EDI-tilausliittymiä toimittajiin tukun tilausliittymän lisäksi.

HeralesMobiili on osoittautunut nopeasti omaksuttavaksi työkaluksi yksinkertaisen ja helppokäyttöisen käyttöliittymän ansiosta. Se tarjoaa ominaisuuksia, joita ei ollut vanhassa tukkutilausjärjestelmässä, kuten tuotteen viimeisimmän tilausajankohdan näyttäminen ja toimittajakohtaisten ostoskorien muodostaminen sekä ostoskorien arvon näyttäminen.  Lisäksi HeralesMobiilissa on omat sovellukset tuotteiden hintalappujen tulostukseen ja inventaarioiden tekemiseen. Uuden sovelluksen avulla noin 90% tavaroista voidaan tilata yhdellä laitteella, mikä vähentää merkittävästi tilaamiseen käytettävän manuaalisen työn tarvetta.

HeralesMobiili on osoittautunut arvokkaaksi tilaustyökaluksi M-Ketjulle, ja käyttöönotto sujui hyvin alun haasteista huolimatta. Kauppiaat ovat tottuneet sovelluksen käyttöön, ja yleinen palaute on ollut positiivista. Yhteistyön alkumetreillä aloitettu viikoittainen palaverikäytäntö jatkuu edelleen, mikä mahdollistaa avoimen keskustelun, sovelluskehityksen ja jatkuvuuden yhteistyön kehittämisessä.

Scandic Hotels Oy on ottanut HeralesHub -sanomanvälityspalvelun käyttöön varastonhallinnan tehostamiseksi kaikissa 62 hotellissaan. Yhteistyössä Heraleksen kanssa toteutettu projekti on parantanut varastonhallinnan toimintaa ja tehostanut hotellien tilaus- ja toimitusprosesseja. Käyttöönoton myötä Scandic Hotels Oy on saavuttanut merkittäviä hyötyjä, kuten automaattisesti päivittyvät varastojen arvot, edistäen näin hotellioperaatioiden sujuvuutta.

Scandic Hotels Oy on ottanut käyttöön HeralesHub -sanomanvälityspalvelun 62 hotelliinsa. Projektin tavoitteena Scandic Hotels Oy:llä oli saada toimiva ja yhdenmukainen varastonhallinta kaikkiin hotelleihin. Tärkeänä osana tätä projektia oli yhdenmukaistaa hotellien tilaus- ja toimitusprosessit. Jotta varastonhallinnan toiminta saatiin tehokkaaksi, avainasemassa oli tilattujen kuormien lähetetietojen välitys ja päivittyminen automaattisesti varastonhallintaan.

Projektissa Scandic Hotels Oy:n hotellijärjestelmä kytkettiin HeralesHub -sanomanvälityspalveluun ja toimittajien lähetesanomaliikenne avattiin asteittain kaikkiin hotelleihin onnistuneen pilottivaiheen jälkeen. Nyt kaikkien 62 hotellin varastot päivittyvät automaattisesti HeralesHub-palvelun välittämien lähetesanomien tiedoilla.

Yhteistyö Heraleksen kanssa on toiminut erinomaisesti. Heraleksen tiimillä on selkeä halu palvella asiakkaitaan proaktiivisesti, nopeasti ja ratkaisunhakuisesti. HeralesHub -sanomanvälityspalvelun käyttöönotto sujui asiakkaan näkökulmasta vaivatta ja mahdollisiin haasteisiin tartuttiin hyvin. Pilottijakson jälkeen roll out yli 60 hotelliin sujui selkeästi ja hallitusti. Käyttöönoton myötä olemme saaneet varastonhallintaamme merkittävästi lisää läpinäkyvyyttä ja uskomme palvelutuotteidemme kannattavuuden hallinnan paranevan kuluvan vuoden aikana. Selkein heti saavutettu hyöty ovat automaattisesti ajantasaiset varastojen arvot ilman manuaalista työtä hotellioperaatioissa.

HeralesHub -sanomanvälityspalvelun sähköiset kuormakirjat ovat helpottaneet ja nopeuttaneet aamurutiineja, ja hinnat ovat ajan tasalla ennen kaupan avaamista.

Heraleksen kanssa työskentely on alkanut hienosti. Ei sellaista asiaa, josta ei kehtaa soittaa ja kysyä. Ja jos ensimmäinen ei ole osannut vastata suoraan, on hän osannut hakea vastauksen (ei ole kaiken tietäviä ihmisiä, mutta se joka tietää, mistä vastauksen löytää on jo aika likellä).☺️

Heraleksen integrointi sujui hienosti, toki joitakin pieniä mutkia oli matkassa, mutta harva se muutos, joka onnistuu kertaheitolla (nämä mutkat johtuivat pääosin tavarantoimittajien tietojen päivityksistä yms.).

Heraleshub -sanomanvälityspalvelun käyttöönoton jälkeen kuormien ja hintojen tarkistus on nopeutunut. Pystyn tarkistamaan hinnat valmiiksi heti aamusta, ennen kuin kuorma on edes ehtinyt meille. Uudet hinnat ovat siis hyllyn reunassa ennen kuin ensimmäinen asiakas tulee kauppaan,  jolloin hinta ei muutu kesken päivän.

Heralesilla tuntuu olevan oikeita ihmisiä töissä.☺️

HeralesHub -sanomanvälityspalvelulla Kotilaakso Oy:n asiakkaiden tuote- ja varastohallinta oikeellistuu sekä hintaseuranta helpottuu ja varmentuu, kun sähköinen toimitussanoma hälyttää muuttuneista hinnoista. Lisäksi uudet tuotteet voi perustaa automaattisesti toimitussanomasta.

Kotilaakso Oy on hyödyntänyt monien vuosien ajan HeralesHub -sanomanvälityspalvelua tilausten vastaanottamiseen toimitusjärjestelmäämme sekä lähetesanomien lähettämiseen sieltä asiakkaillemme. HeralesHub ja sen pohjat ovat hyvin suunniteltuja, niin sitä on helppo laajentaa. Te olette löytäneet yrityksenä hyvän bisnesraon, jossa asiakkaanne pystyy välttämään operaattorivaihdoshaasteet ja toimintanne on luotettavalla pohjalla. Meille on etua, mitä nopeammin muutokset saadaan ratkottua, koska silloin se on kustannustehokasta.

Suurin hyöty HeralesHub -sanomanvälityspalvelun käyttöönotosta on ollut tilausten tulo sisäänpäin eli tilausten naputtelu on jäänyt pois. Rivejä on kuitenkin kymmeniä tuhansia, joita Heraleksen kautta kulkee. Sanomat meiltä eteenpäin tuovat taas lisäarvoa meidän asiakkaillemme. Meidän firman status paranee, kun voimme tuottaa tällaista palvelua asiakkaillemme. Meiltä lähtee asiakkaille lähetyslistat (toimitussanomat) sähköisessä muodossa eli päivitetty tilausvahvistus. Minusta on erittäin tärkeää, että tämän tekniikan edut tuodaan esille pienemmille, muutaman henkilön yrityksille, jotka tekevät kaiken itse. HeralesHub -sanomanvälityspalvelua käyttämällä he voisivat saada siihen arkeen enemmän tilaa muulle. Esimerkiksi tuotteiden hintaseuranta helpottuu ja varmentuu, kun toimitussanoma hälyttää muuttuneista hinnoista ja uudet tuotteet pystyy perustamaan automaattisesti eikä myymälänhoitajan tarvitse etsiä lähetyslistoja tuotteiden päivittämiseksi. Sähköisiä lähetyslistoja hyödynnettäessä on kaikki framilla. HeralesHubin käytössä suoria konkreettisia hyötyjä yhteistyöyrittäjille ovat oman työajan säästö, hintojen ja varastoarvojen oikeellisuus. Lisäksi jälleenmyyjän reagointi hintamuutoksiin helpottuu. 

Yhteistyö on toiminut hyvin Heraleksen kanssa ja se on ollut hyvin ihmiskeskeistä. Huomasin aikanaan, että meillä ja Heraleksella on yhteinen kieli. Alussa nimenomaan pienemmät kaupat halusivat lähteä kehittämään sanomien kulkua ja pyörän lähdettyä pyörimään vauhti on kiihtynyt ja yhteistyökumppaneita on tullut lisää. Käyttöönotto on sujunut meidän näkökulmasta tosi helposti ja kevyesti.  Meille on etu, että asiakasmäärän kasvattaminen tähän rinkiin ei ole vaatinut suuria ponnisteluja. Näille pienemmille kauppiaille, joita halutaan Suomessa jatkossakin ylläpitää, kaikki tämmöinen, joissa voidaan heidän kanssaan edullisemmilla kustannuksilla toimintaa kehittää, on plussaa. Näen, että kaikki tällainen hallinnollinen tuki voi auttaa löytämään tehokkuutta heidän toimintaan ja sitä kautta myös kilpailukykyä. 

Kotilaakso Oy on vuonna 1946 perustettu perheyhtiö, jossa olen työskennellyt vuodesta 1991 ja joka siirtyi minulle vuonna 2006. Kotilaaksolla on ollut vuosien varrella monenlaista liiketoimintaa vähittäiskaupasta lähtien. Tänä päivänä kaikki liiketoiminta kiteytyy Kotilaaksoon. Valmistamme ja maahantuomme edelleen harjoja ja siivousvälineitä. Historiasta on säilynyt mukana sisustustuotteita ja muita kodin käyttöesineitä sekä joka kodin remonttitarvikkeita. Tuoteryhminä ovat Aino kodin huoltamiseen, Taito pienrauta- ja maalaustuotteet miehisempänä tuoteryhmänä ja Valley ulko- ja sisäsisustustuoteryhmänä. 90 % liikevaihdosta tulee Suomesta ja loput aktiivisen kehittämisen alla olevan viennin kautta. Henkilöstöä on noin 15 henkilöä. Myyntikonttori sijaitsee Tampereella ja varasto- sekä tuotantotilat Akaalla. 

HeralesHub-sanomanvälityspalvelu tarjosi Luodolle loistavan mahdollisuuden integroida yrityksen varastonhallintajärjestelmä helposti suoraan heidän käyttämäänsä kassajärjestelmään.

Toukokuussa 2023 avattu järvimatkailukeskus Kuopion Luoto on turvautunut alusta alkaen Heraleksen tarjoamaan HeralesHub-sanomanvälityspalveluun.

”Sanomanvälityspalvelusta löytyy monipuolisesti tukkureita, ja Luodolle sieltä löytyikin jo valmiina kaikki tarvittavat tukkurit. Kaikki sujui hienosti ja käyttöönotto saatiin tehtyä nopealla aikataululla. Heraleksen asiakaspalvelu oli erittäin sujuvaa, ja heidän tiiminsä oli aktiivinen auttamaan koko käyttöönottoprosessin ajan”, summaa Roope Heikkilä.

Tunturiviihde Oy sujuvoittaa sähköisten kuormakirjojen käsittelyä HeralesHub-sanomanvälityspalvelulla, jonka integrointi tausta- ja kassajärjestelmiin on vaivatonta loppukäyttäjän näkökulmasta.

Tunturiviihde Oy tytäryhtiöineen on jo vuosien ajan käyttänyt tausta- ja kassajärjestelmissään HeralesHub-sanomanvälityspalvelua sähköisten kuormakirjojen käsittelyn sujuvoittamiseen. Meille on ollut ensiarvoisen tärkeää, että uusien toimittajien sähköisten kuormakirjojen lisääminen sekä näistä kommunikointi on ollut aina sujuvaa ja nopeaa.

Mahdolliset ongelmatilanteet on saatu ratkottua jouhevasti ja olemme päässeet keskittymään oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen, kun rutiininomaisissa toimenpiteissä säästetty aika on voitu hyödyntää paremmin. Lisäksi palvelun integrointi tausta- ja kassajärjestelmiin on sujuvaa sekä vaivatonta myös loppukäyttäjän näkökulmasta.

Voimmekin lämpimästi suositella HeralesHubin automatisoituja kuormakirjapalveluita!